La direction générale des Finances Publiques (DGFiP) impose à compter du 1^er janvier 2018 (pour les logiciels de caisse et pour les ETI) l'utilisation d'un logiciel conforme et certifié pour lutter contre la fraude à la TVA (estimée à 17 milliards d'euros pour l'année 2015). En ce qui concerne les PME (la plupart d'entre vous), cette mise en vigueur sera faite à compter du 1^er janvier 2019.

Aussi, pour être conforme à cette nouvelle réglementation il faut qu'iFacture subisse des modifications car, à ce jour, il était possible de modifier des factures qui avaient déjà été envoyées. A présent, cela n'est plus possible et vous avez été nombreux à me faire des remarques (en pensant à juste titre qu'il s'agissait d'erreurs). Le but de cet article est de vous éclaircir sur les modifications mises en place.

Facture et devis dont l'état est "Brouillon"

Lorsque vous créez un document (devis ou facture), et que vous l'enregistrez, il prend comme état "Brouillon". Si vous avez coché le paramètre "Numérotation des documents automatique", aucun numéro de document ne sera attribué (N/A comme Non Attribué) tant que vous n'aurez pas envoyé le document à votre client (via le bouton "Envoyer"). Au moment de l'envoi, iFacture va appliquer un numéro au document.

Avant la modification, iFacture définissait un numéro de document à l'enregistrement. Maintenant ce numéro de document est attribué à l'envoi.

Pour rappel vous pouvez envoyer un document de 2 façons avec iFacture. Soit par voie électronique (auquel cas un mail est envoyé avec le fichier PDF attaché), soit par voie postale (le document est téléchargé sur votre ordinateur pour être imprimé).

Il est important de noter qu'une fois le document envoyé, il n'est plus possible de le modifier ! Je comprends que pour vous, utilisateurs, cela soit plus restrictif (le "c'était mieux avant !"). En effet, il arrive que vos clients souhaitent des modifications (au niveau des désignations) ou que vous vous soyez trompé (erreur de grammaire ou d'orthographe) lors de la rédaction du document. Il faudra donc adapter votre façon de travailler avec ce nouveau mode, par exemple en échangeant les documents au format "Spécimen" (que vous pouvez obtenir en cliquant sur "Aperçu") et l'envoyer au client jusqu'à être en accord avec celui-ci avant de procéder à l'envoi définitif.

Pourquoi ne pas affecter de numéro automatiquement avant l'envoi ?

Imaginons que vous voulez créer plusieurs factures en "Brouillon" et que les numéros soient affectés automatiquement. On se retrouve par exemple avec "F18-001", "F18-002" et "F18-003" et que vous décidiez de supprimer la facture "F18-002", pour une raison X ou Y. Vous vous retrouvez avec un "trou" dans votre facturation (qu'il va falloir justifier en cas de contrôle).

Il est donc important de donner un état particulier à la catégorie "Brouillon" et les catégories ultérieures.

Imaginons aussi que pour 3 factures commencées, une des 3 prenne plus de temps à être validée que les autres (par exemple 2 mois plus tard). Vous allez avoir des numéros de factures qui n'ont pas vraiment de sens chronologique et une comptabilité plus difficile à suivre.

Etat d'iFacture

A ce jour iFacture n'a pas été certifié par un organisme agréé (le processus est en cours pour 2018), mais nous pouvons vous remettre une attestation personnalisée (qui aura la même valeur juridique) si vous en avez besoin pour l'année 2018. Vous pouvez la demander via le formulaire de contact (l'attestation ne sera remise qu'aux utilisateurs qui sont clients (achats de crédits ou abonnements)).

Lorsque vous ajoutez un client celui-ci peut-être une personne physique ou un groupe de personnes.

Lorsque c'est un groupe de personnes, il arrive que pour un même client nous ayons besoin d'y attacher différents contacts.

Si cela est pratique pour construire son propre carnet d'adresses, il arrive que cela soit perturbateur au moment d'émettre un devis ou une facture. En effet, au moment de l'envoi, iFacture sélectionne par défaut tous les contacts du client. Et parfois, certains contacts ne souhaitent pas être destinataires.

Pour pallier à ce défaut, iFacture vous permet de configurer la pré-sélection de ces contacts. Ainsi chaque contact dispose à présent d'une nouvelle propriété "Pré-sélectionner ce contact lors de l'envoi de devis ou de factures".

Vous pouvez configurer ce paramètre lors de la création d'un contact ou pendant que vous le modifiez.

Une fois cette configuration faite, lorsque vous enverrez votre document, le contact sera sélectionné en fonction de ce paramètre.

La gestion des créances client est essentielle dans un business plan. Le BFR (besoin en fonds de roulement) est l’un des ratios clés de gestion surveillé par les investisseurs et les banquiers. Lorsque nous conseillons des entrepreneurs sur notre site www.my-business-plan.fr nous insistons fortement sur l’analyse du BFR. En effet, tout entrepreneur doit être capable d’optimiser son poste client et sa facturation. Créer son entreprise et fidéliser ses premiers clients est une première étape. Mais il ne faut pas crier victoire trop tôt, tant que l’argent ne rentre pas sur votre compte, rien n’est gagné ! Quel impact peut avoir une mauvaise gestion de ses factures ? Quelles sont les erreurs à éviter et les bonnes pratiques à mettre en place pour optimiser sa trésorerie ? Nous revenons sur l’importance de bien gérer ses factures et expliquons en quoi une solution comme ifacture aide les entrepreneurs et chefs d'entreprise à mieux gérer leur société.

Une bonne gestion des factures permet d’optimiser son besoin en fonds de roulement

Le besoin en fonds de roulement est une notion clé dans la gestion d’une entreprise. C’est un flux qui représente l’argent qui doit être en permanence dans votre société pour qu’elle puisse « tourner ». Il est composé de trois variables, le montant des stocks, le montant des dettes fournisseurs et le montant des créances clients. Le besoin en fonds de roulement est égal à la somme du poste client avec les stocks moins les dettes fournisseurs. Le besoin en fonds de roulement augmente si vous avez un stock important (et non optimisé), si les délais de paiement de vos clients sont élevés et si vous payez vous fournisseurs dans des délais serrés.

Ainsi, bien gérer son besoin en fonds de roulement, c’est avant tout, bien gérer ses factures. Savoir quels clients relancer à quels moments pour être payé en temps et heure, le plus rapidement possible…Savoir précisément quand payer ses fournisseurs, et limiter les risques d’impayés ! En effet, l’accumulation de créances clients peut être à l’origine de graves difficultés financières et de nombreuses entreprises ont fait faillites car elles géraient mal leur poste client. Une solution comme ifacture permet donc aux entrepreneurs d'éviter un effet ciseau fatale à l'entreprise en gérant sa facturation rapidement, simplement et en relançant au bon moment ses clients. 

La capacité à prendre en compte les enjeux de la facturation, est un gage de sérieux dans son business plan

Connaître ses clients, mettre en place des moyens de suivi des factures efficaces, calculer et optimiser son besoin en fonds de roulement, montrent aux investisseurs que l’entrepreneur maîtrise les risques liés à son activité. C’est donc important de prendre en compte cet aspect dans le cadre d’une création mais aussi dans le développement de votre entreprise. Un investisseur regardant un business plan et observant un BFR trop élevé risque de vous questionner :

• Sur le pourquoi de ce BFR élevé
• Sur le risque associé

Il remettra également en cause vos qualités de gestionnaires : Si vos créances client sont trop élevées, peut-être est parce que vous négociez mal ou pire que votre gestion des factures est catastrophique. Il se dira alors qu’en investissant chez vous, la croissance du chiffre d’affaires augmentera votre BFR vous menant à un souci de trésorerie.. Il décidera alors d’investir dans une autre société.

Les moyens possibles pour optimiser le poste client

• Renégocier les délais de paiement de vos clients et de vos fournisseurs

Pour optimiser son besoin en fonds de roulement, vous devez faire en sorte que vos clients vous paient plus tôt. Cela peut-être par l’intermédiaire de la mise en place d’acomptes, de facilités de paiement ou tout simplement de la réduction de quelques jours des délais de paiement autorisés.

Optimiser son besoin en fonds de roulement c’est également, renégocier ses délais de paiement fournisseurs. En effet, plus vous paierez tard vos fournisseurs, plus vous optimiserez votre trésorerie. À savoir, le délai de paiement maximum entre professionnels est de 2 mois à partir de la facturation.

• Optimiser la facturation

Votre produit est livré ? Votre service est finalisé. Avant de repartir  à la conquête de nouveaux clients, pensez à facturer immédiatement. Si le client ne paie pas au bon moment, la priorité sera de le relancer au bon moment. Un logiciel en SAAS comme ifacture permet de savoir en instantané quels clients n'ont pas payé et quand les relancer. 

• Optimiser vos stocks

Enfin, un autre moyen d’optimiser son besoin en fonds de roulement, est d’optimiser ses stocks. N’avez-vous pas trop de stocks ? Pourriez-vous répondre aux demandes de vos clients avec moins de stocks. Diminuez ses stocks, c’est libérer de la trésorerie.

Conclusion

Une bonne gestion du poste client permet donc d’optimiser sa trésorerie et de limiter les risques d’impayés. Il est donc vital de gérer au plus près ses factures, pour éviter de mauvaises surprises.

Si vous rencontrez des erreurs entre iFacture et votre navigateur et que vous avez un PC, il se peut que ces erreurs proviennent de votre configuration informatique. En effet, la présence de malwares (barres d'outils ask, deltasearch...) sont susceptibles de modifier la page en cours d'affichage et par conséquent, provoquer des erreurs de script inattendues. Dans tous les cas, cela vaut la peine d'être vérifié car on n'est jamais trop prudent.

Vous devez donc vous assurer que votre configuration est bien propre et pour cela je vous conseille de suivre les recommandations ci-dessous :

Note : Pour chaque logiciel, j'ai mis un lien vers le site du développeur au niveau du nom du logiciel.

1. Installez CCleaner et cliquez sur un des deux liens FileHippo.com ou Piriform.com. Une fois que vous aurez installé CCleaner, il faut l'exécuter, puis cliquer sur le bouton "Analyser". Une fois l'analyse terminée, cliquez sur "Nettoyer".
2. Installez MalwareBytes et lancez un scan rapide. Si des objets malicieux (malware) ont été trouvés, demandez à MalwareBytes de les supprimer et n'hésitez pas à lancer un deuxième scan (cette fois-ci, choisissez le scan complet, plus long mais plus sûr).
3. Téléchargez AdwCleaner. Contrairement aux autres logiciels de la liste, il ne s'installe pas car il est autonome. Une fois AdwCleaner lancé appuyer sur le bouton "Rechercher" (ou "Search" en anglais). Cela va avoir pour effet de lancer une recherche qui va ensuite vous afficher un journal de diagnostic. Ce journal détaille les potentiels adware (logiciels de publicité intrusive). Cliquez ensuite sur "Supprimer" (ou "Delete" en anglais) et AdwCleaner fera le reste. Attention car il va certainement redémarrer le système pour décharger les programmes résident en mémoire (puisque c'est pour votre sécurité on vous dit !).

Vous pouvez désormais choisir les couleurs et les styles d'écriture (polices de caractères) de vos documents !

Les couleurs qui peuvent être modifiées sont celles du titre, du texte normal, la couleur des cadres et l'arrière plan des totaux.

Les styles d'écriture peuvent être modifiés pour le titre ainsi que pour le texte restant.

Pour accéder à cette fonctionnalité, vous devez passer par votre onglet Paramètres puis à droite vous verrez apparaître un élément Apparence des documents, il vous suffit ensuite de choisir Modifier et de choisir vos couleurs et vos styles d'écriture.

Cette fonctionnalité est une première version et devrait voir apparaître de nouvelles options (davantage de styles d'écriture, possibilité de rétablir les valeurs par défaut, proposition de couleurs en rapport avec les couleurs de votre logo).

Si vous avez des propositions supplémentaires elles sont comme d'habitude, les bienvenues !

Vous pouvez changer une facture dont le montant est négatif via une option dans vos paramètres. Celle-ci est intitulée 'Remplacer le terme "FACTURE" par "AVOIR" si le montant de la facture est négatif'. Si vous cochez cette option, les factures dont le montant total est négatif vont se transformer en avoir (l'intitulé changera lorsque vous enverrez la facture à votre client).

Notez que les avoirs et les factures suivent ici la même suite de numéros, et que les avoirs et les factures n'ont pas des séries de numéros distinctes.

Les numéros de documents automatiques ont été améliorés.

Auparavant, le système, bien qu'efficace, était limité.

Qu'est-ce que la numérotation automatique des documents ?

Il est important de définir cette notion si cela demeure flou.

Cette fonctionnalité permet qu'un numéro soit attribué à chaque fois que vous créez un devis ou une facture. iFacture vous laisse le choix de gérer vous même ce numéro ou alors il vous proposera un numéro automatique si la fonctionnalité a été activée.

Nouveautés

A présent, la configuration est bien plus complète.

Voici ce que vous pouvez faire :

• Choisir le nombre de zéros à gauche du numéro. Ainsi 3 zéros à gauche aura pour effet de définir un numéro d'index tel que '0001'.
• Définir le premier et le deuxième séparateurs. Vous pouvez choisir n'importe quel symbole ou aucun. Communément on utilise le symbole '-'.
• Définir un format de date spécial. Par exemple, "Année (sur quatre chiffres) et mois" aura pour effet d'ajouter pour le mois de juin 2012 : '201206'.
• Définir une période de réinitialisation. Vous pouvez choisir de réinitialiser l'index des documents tous les mois, tous les ans ou jamais.
• Définir un ordre d'affichage. Vous pouvez choisir l'ordre de concaténation des parties du numéro. Par exemple, 'Identifiant + Date + Numéro' concatènera l'identifiant de document, la date (suivant le format spécifié précédemment) et l'index en cours du document.
• Définir un identifiant pour chaque type de document. Par exemple 'D' pour devis et 'F' pour facture.

Pour accéder à cette fonctionnalité il vous suffit de vous rendre sur votre onglet Paramètres, puis de descendre jusqu'à trouver Numérotation des documents automatique et cliquer sur le lien.

La fonctionnalité gère un maximum de cas et cette nouvelle fonctionnalité devrait s'adapter à vos règles de numérotation.

Si vous rencontrez des soucis ou une incompréhension, n'hésitez pas à laisser un commentaire ou à nous contacter.

Cette fonctionnalité va vous permettre de spécifier le nombre d'éléments (soit de lignes) que vous allez afficher avant qu'iFacture ne change de page.

Vous avez tous des écrans donc des résolutions différentes et pour certains d'entre vous le nombre n'est pas assez grand, pour d'autres il y a déjà trop d'éléments.

Ce changement porte sur la liste des factures, la liste des devis et la liste des clients (le changement est pris en compte également lors d'une recherche). Il ne porte pas sur le tableau de bord.

Par défaut le nombre est de 15, le nombre minimal est de 3 et le nombre maximal est de 500.

Pour modifier ce paramètre il vous suffit d'aller sur Paramètres puis Modifier et de changer la valeur "Eléments par page" tout en bas.

Trello est un service en ligne que j'ai découvert il y a peu et qui m'a réellement impressionné par sa simplicité.

Qu'est-ce que Trello ?

Tout d'abord commençons par définir Trello en disant que c'est un outil de collaboration en ligne.

"C'est bien beau !" me direz-vous il en existe déjà plusieurs (Redmine, Trac...), mais Trello se démarque de ses concurrents par sa simplicité et c'est ce qui en fait sa puissance.

En effet, il se présente comme une liste d'entreprises (organizations) (car vous pouvez représenter plusieurs entreprises) qui ont chacune des tableaux (boards). Chaque tableau est représenté par un ensemble de listes (lists) et chaque liste contient des cartes (cards).

A partir de cette organisation vous pouvez imaginer ce que voulez. Comme par exemple un système de gestion de bugs dont l'entreprise serait la votre, le tableau serait le nom du produit que vous proposez (iFacture dans mon cas) et ce tableau contiendrait plusieurs listes ("bugs", "fonctionnalités", "support").

En quoi cela m'intéresse si je suis entrepreneur ?

En tant qu'entrepreneur vous êtes certainement amené à travailler avec vos salariés ou bien avec des collaborateurs. Ainsi une interface de communication en ligne est une bonne solution car elle permet d'organiser les tâches et de les partager avec les collaborateurs du projet. C'est beaucoup plus efficace qu'une communication classique par email qui n'est pas structurée et dont les nouveaux partenaires du projet n'ont aucune vision de l'historique du produit.

Et si vous aimez quand même les mails vous avez la possibilité d'être notifié sur votre boite aux lettres sur des listes ou des cartes !

Je veux en savoir plus, quelles sont les autres fonctionnalités ?

Trello permet tout un tas de choses et son interface graphique simplifie au maximum les choses.

Ainsi vous pourrez par exemple archiver une liste, ajouter des membres à un tableau, modifier la portée de votre tableau (public ou privé) et plein d'autres choses que je vous laisse découvrir.

Quels sont les inconvénients ?

Pour l'instant pas de prix public. La version beta est gratuite mais aucune idée de la fourchette de prix lors de son lancement officiel.

Tout est en anglais, mais dans le futur cette application sera peut-être traduite dans la langue de Molière.

Alors qu'en pensez-vous ?

Il est à présent possible de supprimer de vos documents PDF (devis et facture donc) la mention "Document créé avec iFacture - service professionnel de facturation en ligne - http://www.ifacture.fr/".

Pour cela vous devez aller dans vos Paramètres puis vous devez cliquer sur le bouton Modifier (en haut à droite) et cocher la case "Supprimer la mention "Document créé avec iFacture..." sur les devis et les factures".

Attention : Cette possibilité n'est valable que pour les clients. C'est à dire les utilisateurs qui ont acheté au moins une fois des crédits ou qui ont souscrit à un abonnement au moins une fois.