La direction générale des Finances Publiques (DGFiP) impose à compter du 1er janvier 2018 (pour les logiciels de caisse et pour les ETI) l'utilisation d'un logiciel conforme et certifié pour lutter contre la fraude à la TVA (estimée à 17 milliards d'euros pour l'année 2015). En ce qui concerne les PME (la plupart d'entre vous), cette mise en vigueur sera faite à compter du 1er janvier 2019.
Aussi, pour être conforme à cette nouvelle réglementation il faut qu'iFacture subisse des modifications car, à ce jour, il était possible de modifier des factures qui avaient déjà été envoyées. A présent, cela n'est plus possible et vous avez été nombreux à me faire des remarques (en pensant à juste titre qu'il s'agissait d'erreurs). Le but de cet article est de vous éclaircir sur les modifications mises en place.
Facture et devis dont l'état est "Brouillon"
Lorsque vous créez un document (devis ou facture), et que vous l'enregistrez, il prend comme état "Brouillon". Si vous avez coché le paramètre "Numérotation des documents automatique", aucun numéro de document ne sera attribué (N/A comme Non Attribué) tant que vous n'aurez pas envoyé le document à votre client (via le bouton "Envoyer"). Au moment de l'envoi, iFacture va appliquer un numéro au document.
Avant la modification, iFacture définissait un numéro de document à l'enregistrement. Maintenant ce numéro de document est attribué à l'envoi.
Pour rappel vous pouvez envoyer un document de 2 façons avec iFacture. Soit par voie électronique (auquel cas un mail est envoyé avec le fichier PDF attaché), soit par voie postale (le document est téléchargé sur votre ordinateur pour être imprimé).
Il est important de noter qu'une fois le document envoyé, il n'est plus possible de le modifier ! Je comprends que pour vous, utilisateurs, cela soit plus restrictif (le "c'était mieux avant !"). En effet, il arrive que vos clients souhaitent des modifications (au niveau des désignations) ou que vous vous soyez trompé (erreur de grammaire ou d'orthographe) lors de la rédaction du document. Il faudra donc adapter votre façon de travailler avec ce nouveau mode, par exemple en échangeant les documents au format "Spécimen" (que vous pouvez obtenir en cliquant sur "Aperçu") et l'envoyer au client jusqu'à être en accord avec celui-ci avant de procéder à l'envoi définitif.
Pourquoi ne pas affecter de numéro automatiquement avant l'envoi ?
Imaginons que vous voulez créer plusieurs factures en "Brouillon" et que les numéros soient affectés automatiquement. On se retrouve par exemple avec "F18-001", "F18-002" et "F18-003" et que vous décidiez de supprimer la facture "F18-002", pour une raison X ou Y. Vous vous retrouvez avec un "trou" dans votre facturation (qu'il va falloir justifier en cas de contrôle).
Il est donc important de donner un état particulier à la catégorie "Brouillon" et les catégories ultérieures.
Imaginons aussi que pour 3 factures commencées, une des 3 prenne plus de temps à être validée que les autres (par exemple 2 mois plus tard). Vous allez avoir des numéros de factures qui n'ont pas vraiment de sens chronologique et une comptabilité plus difficile à suivre.
Etat d'iFacture
A ce jour iFacture n'a pas été certifié par un organisme agréé (le processus est en cours pour 2018), mais nous pouvons vous remettre une attestation personnalisée (qui aura la même valeur juridique) si vous en avez besoin pour l'année 2018. Vous pouvez la demander via le formulaire de contact (l'attestation ne sera remise qu'aux utilisateurs qui sont clients (achats de crédits ou abonnements)).