Le tableau de bord d'iFacture vient de faire une cure de jouvence et se voit agrémenté d'un graphique reprenant en détail l'essentiel de votre activité tout au long de l'année.

Il vient se placer au-dessous de la zone "Chiffre d'affaires". La ligne du tableau qui reprenait les sommes des factures et des encaissements du mois en cours, disparaît au profit du graphique.

Le graphique regroupe la somme des factures et des encaissements tout au long de l'année, regroupée par mois.

Ainsi d'un simple coup d'oeil vous pouvez non seulement voir où en est votre activité pour le mois en cours (d'où la disparition de la ligne qui faisait doublon) mais aussi vous pouvez comparer avec vos mois précédents.

Comme une bonne nouvelle ne vient pas sans une autre bonne nouvelle, nous avons également rajouté la possibilité de comparer en N - 1 c'est à dire avec l'année d'activité précédente.

L'option est par défaut désactivée pour ne pas vous noyer d'informations, mais il vous suffira de faire un clic sur les labels "Encaissé 2010" ou "Facturé 2010" pour voir apparaître deux autres graphiques.

Bien entendu vous pouvez également activer/désactiver les autres libellés par exemple si vous voulez comparer les encaissements de l'année 2011 et les encaissements de l'année 2010.

Cette fonctionnalité vous permettra de prendre davantage de recul sur votre activité et mesurer les risques en cas d'une différence trop importante entre votre activité facturée et encaissée.

Décidemment les fonctionnalités n'en finissent pas de pleuvoir en ce mois de septembre !

Aujourd'hui, nous vous proposons les titres dans les devis et les factures.

Les titres permettent de regrouper vos lignes sous des libellés afin que votre client visualise mieux le document.

Dans le bâtiment par exemple, la construction d'une habitation se compose de plusieurs grands travaux (terrassement, coffrage, montage des murs...). Chaque titre permet de regrouper les différents travaux et de les détailler

Comme autre exemple, vous pouvez être amené à travailler sur un projet à plusieurs personnes, et chaque titre peut servir à décrire les activités de chaque personne (sur la même facture).

Modifications au sein de l'interface graphique

Les devis et les factures en mode création et modification se voient apporter un léger changement.

En bas de page, au lieu de "Ajouter une ligne", vous trouverez à présent "Ajouter une ligne ou un titre". Suivant si vous cliquez sur le premier ou le deuxième élément, vous rajouterez une ligne (comme avant) ou un titre.

Les titres sont également déplaçables, vous pourrez donc changer leur ordre.

En mode visualisation du document vous pourrez également vous apercevoir que les titres sont affichés avec des caractères plus grands.

Ci-dessous un aperçu d'écran qui vous le montre.

Modifications au sein du rendu PDF

Nous avons bien évidemment fait cette modification sur le document au format PDF.

Voici un aperçu.

C'était une des fonctionnalités les plus demandées sur le forum, nous espérons que vous serez nombreux à l'utiliser.

Pour nombre d'entre vous, c'est la rentrée.

Pour l'équipe iFacture, nous avons mis les bouchées doubles afin de vous faire profiter d'un nouveau type de remise, la remise forfaitaire.

Grâce à cette fonctionnalité vous allez pouvoir définir une remise fixe en euros (€) et non plus seulement en pourcentage (pourcentage qui s'applique lui au total du devis ou de la facture).

Cette fonctionnalité a été demandée depuis un bout de temps et mieux vaut tard que jamais donc là voici disponible.

Qui dit fonctionnalité dit changement de l'interface graphique. Comme vous pouvez le voir ci-dessous, nous avons ajouté une liste déroulante qui vous permet de choisir entre le mode pourcentage (%) et le mode forfaitaire (€).

Nous sommes conscients que tout changement d'interface implique une réadaptation, c'est pourquoi nous n'avons changé que le minimum afin que vous nous soyiez pas déconcertés.

N'hésitez pas à nous dire ce que vous en pensez (en bien ou en mal) en utilisant le formulaire des commentaires.

Bonne reprise !

Nous venons d'ajouter 2 nouveaux statuts aux devis ce qui amène leur nombre à 5.

• Brouillon
• Envoyé
• Accepté
• Refusé
• Converti

Les 2 nouveaux statuts sont "Accepté" et "Refusé".

Ces statuts surviennent après l'envoi d'un devis, ils définissent l'acceptation ou le refus par le client du devis que vous avez envoyé.

Ces statuts comportent 2 avantages ; le premier, de savoir où en sont vos devis. Auparavant vous pouviez savoir s'ils étaient envoyés ou convertis en facture, malheureusement entre les deux statuts l'information manquait.

Le deuxième avantage est que les devis qui traînent ne viendront plus polluer votre tableau de bord à partir du moment où ils seront marqués comme refusés. Ils seront toujours accessibles via l'onglet "Devis". Un devis refusé peut à tout moment passer comme étant accepté ou converti.

Pour appliquer ces nouveaux statuts à vos devis, il vous suffit de cliquer sur un de vos devis (en mode visualisation) et vous verrez apparaître deux nouveaux éléménts dans la barre de menus à droite.

La fonctionnalité qui permet d'ordonnancer les lignes de vos documents existait déjà mais un certain nombre d'entre vous ne semble pas l'avoir découvert.

Afin de faciliter la prise en main de cette fonctionnalité ô combien utile, nous avons décidé de la présenter sous une forme différente afin que la découverte de l'ordonnancement des lignes soit simplifiée.

Comme vous pouvez le voir sur la figure ci-dessous, une poignée a fait son apparition à gauche du lien qui permet de supprimer une ligne.

Lorsque votre souris survole la poignée vous pouvez voir une main ouverte qui vous indique que cet élément peut être glissé.

Une fois au dessus de cette poignée, il vous suffit de laisser appuyer sur le bouton gauche de votre souris et de faire glisser (vers le haut ou vers le bas) pour changer la position de la ligne dans votre facture ou votre devis.

En mode "glisser" vous remarquerez que le curseur de la souris n'est plus une main ouverte mais une main fermée.

Nous nous sommes inspirés de l'interface de l'application GMail qui est, selon nous, un modèle en matière d'ergonomie. Les utilisateurs habitués à GMail ne se sentiront pas désarçonnés.

Pour tous les autres, nous espérons que vous trouverez cette fonctionnalité plus accessible.

N'hésitez pas à apporter vos commentaires si vous souhaitez donner votre avis ou si vous avez d'autres idées.

Vous avez à présent la possibilité d'utiliser plusieurs taux de TVA sur une même facture (ou devis).

Plusieurs demandes ont été faites dans ce sens et nous souhaitons remercier les personnes qui nous ont remonté le besoin.

Afin de ne pas molester vos usages nous avons tout mis en oeuvre pour modifier au minimum l'interface.

La partie ajout et modification des factures et devis s'en trouve modifiée.

Plutôt que de saisir un taux de TVA global dans la facture, le taux de TVA apparaît à côté de chaque ligne.

Le taux de TVA utilisé pour chaque nouvelle ligne est celui que vous avez spécifié dans vos paramètres par défaut.

Si le taux de TVA est unique, alors la visualisation n'est pas modifiée.

Si plusieurs taux de TVA sont utilisés, une nouvelle colonne apparaît et affiche le taux de TVA pour chaque ligne (en mode affichage).

L'impression PDF est également modifiée si plusieurs taux de TVA sont utilisés.

Bien entendu, cette fonctionnalité n'intéresse que les entrepreneurs qui sont soumis à la TVA.

Pour les autres (auto-entrepreneurs et associations), sachez que l'interface de saisie a été améliorée et vous avez désormais davantage d'espace en largeur pour saisir vos factures et devis.

Si vous avez des questions ou des commentaires, n'hésitez pas à demander sur le formulaire ci-dessous prévu à cet effet.

Le tableau de bord d'iFacture vient d'être mis à jour et affiche les chiffres d'affaires réalisés.

Nous avons séparé les montants facturés des montants encaissés et l'affichage se fait sur 3 périodes (année en cours, trimestre en cours, et mois en cours), ce qui vous permettra d'avoir une vue d'ensemble de votre chiffre d'affaires au premier coup d'oeil.

Un autre changement de taille est la modification des différentes zones affichées.

Un tableau a été gardé pour n'afficher que les factures en retard.

En dessous, vous trouverez un tableau qui regroupe les factures à encaisser et brouillons.

Enfin un dernier tableau regroupe la liste des devis brouillons et envoyés.

Ainsi, les factures archivées et les devis convertis disparaissent du tableau de bord mais vous pouvez toujours les retrouver via la zone de recherche des onglets "Devis" et "Factures".

Dans un souci d'efficacité nous avons essayé de simplifier au maximum le tableau de bord tout en affichant les informations les plus importantes.

N'hésitez-pas à laisser un commentaire pour nous faire part de vos avis.

Jusqu'à présent le business-model d'iFacture se basait sur l'achat de crédits prépayés. Si cette solution est intéressante lorsqu'on démarre une activité ou lorsqu'on facture peu, elle peut s'avérer coûteuse dès lors que le nombre de factures est important.

Un certain nombre de demandes nous a poussés à ouvrir nos abonnements et aujourd'hui, c'est chose faite.

Dans le même ordre d'idée que les crédits, les abonnements vous permettent d'accéder à la totalité de l'application, la différence étant que la création de nouvelles factures est illimitée et ne consommera pas de crédits.

Voici les tarifs :

• 1 mois - 9,90 €
• 3 mois - 19,90 € 
• 6 mois - 29,90 €
• 12 mois - 49,90 €

Cliquez ici pour en savoir plus sur les tarifs.

Nous avons décidé de conserver le système de crédits car il est encore très pratique pour bon nombre d'entre vous.

Pour souscrire un abonnement il vous suffit de vous rendre sur votre tableau de bord et de cliquer en haut à droite du bandeau bleu supérieur (là où le nombre de crédits restants est affiché). Vous arriverez à une page "Abonnements et crédits" qui reprend l'historique de vos abonnements et crédits. A droite de cette page vous aurez deux actions sur le menu, "Acheter des crédits" et "Souscrire un abonnement".

La procédure est la même que pour l'achat de crédits. Il suffit de choisir le nombre de mois qui vous intéresse et procéder au paiement sur la plateforme PayPal.

Si vous avez déjà acheté des crédits et que vous souhaitez les transformer en durée d'abonnement, veuillez nous contacter et nous vous ferons une proposition.

Une fois n'est pas coutume, je ne vais pas faire un billet sur iFacture mais sur le service en ligne de La Poste que je viens de découvrir et que j'ai trouvé bien pratique. Je pense qu'il peut vous être utile à vous aussi.

Quoi ?

Ce service permet d'envoyer des lettres avec accusé de réception depuis Internet.

Quel intérêt ?

Ce qui vient de suite à l'esprit c'est que vous n'avez pas à vous rendre à votre bureau de poste pour envoyer votre courrier AR.

Comme tout se fait par voie électronique, il vous suffit de disposer d'un modèle électronique de votre document pour que l'envoi puisse être fait (les formats acceptés sont Word, texte, Pdf...).

Tous les modèles acceptés sont décrits ici.

L'autre intérêt et pas des moindres, c'est que vous n'avez rien à imprimer. ni enveloppe, ni timbre, ce qui d'un point de vue administratif facilite la tâche.

Comment ?

Tout d'abord il faut créer un compte en vous rendant à cette page si vous n'en avez pas un.

Par la suite, il vous suffira de vous connecter à ce compte pour envoyer d'autres lettres recommandées.

La première étape consiste à envoyer le document électronique qui sera imprimé puis envoyé.

Vous pouvez également choisir si vous souhaitez un avis de réception ou pas.

Attention, car tous les formats ne sont pas acceptés. J'ai essayé d'envoyer un fichier PDF de dernière génération (version récente d'Acrobat) et il m'a été refusé. J'ai donc dû envoyer mon document word enregistré au format 97-2003.

Dans un deuxième temps vous devez saisir les coordonnées de votre destinataire. Que ce soit un particulier ou un professionnel, le service vous propose des zones différentes à renseigner, avec des zones facultatives et obligatoires, ce qui réduit le risque d'erreur.

Enfin dans un troisième temps, le service va transformer votre document au format PDF afin qu'il puisse être envoyé et que vous puissiez conserver une trace (vous avez la possibilité de visualiser et télécharger tous les recommandés envoyés depuis votre compte).

Vous n'avez plus qu'à valider la transaction via un paiement par Carte Bleue et le tour est joué !

Note : Une liste des tarifs est accessible depuis le site.

Merci à Frédéric pour la découverte !

Vous avez été nombreux à nous faire part de ce besoin et c'est à présent chose faite, iFacture propose une gestion de vos articles.

Que sont les articles ?

Pour ceux d'entre vous qui ne savent pas ce que je raconte, les articles peuvent être des produits ou des services que vous avez l'habitude de vendre. Ils sont représentés par des lignes (de devis ou de factures) que vous aviez l'habitude de saisir. Un article est donc représenté par une description, une quantité, un type d'article, et un prix unitaire hors-taxes.

Quel est l'intérêt ?

L'intérêt des articles est d'éviter de ressaisir des lignes que vous avez l'habitude de répéter. Par conséquent vous gagnez du temps et vous limitez le risque d'erreur (fautes de frappe, ou dans les prix).

Comment cela fonctionne-t-il ?

Sur iFacture, il y a plusieurs section à prendre en compte au niveau des articles.

Dans vos paramètres, une nouvelle section a fait son apparition. Il s'agit de la section "Articles". Une fois dans Articles, vous allez voir la liste des articles déjà saisis. Bien entendu, au départ, cette liste est vide et vous allez devoir la compléter si vous souhaitez profiter de cette fonctionnalité.

Une fois vos articles saisis, vous n'avez plus qu'à créer un nouveau devis ou une nouvelle facture et lorsque vous allez saisir une description dans une ligne, vous allez voir apparaître les différents articles qui contiennent les caractères que vous venez de saisir (la liste s'affiche à partir de deux caractères).

Si aucun des articles ne contient les caractères saisis alors la liste disparaitra et iFacture va considérer que vous souhaitez saisir un article qui n'est pas dans la base.

Si vous souhaitez insérer un article de votre base d'articles, il vous suffit de cliquer sur l'article de la liste et iFacture ajoutera la description ainsi que toutes les autres valeurs à votre ligne. Si par exemple la quantité n'est pas celle souhaitée, il vous suffit de modifier la quantité comme lors de la saisie d'une ligne normale.

Autres options

Il existe également une option "Ajouter les articles automatiquement". Si cette case est cochée, chaque devis ou facture que vous allez modifier ou créer, ajoutera automatiquement les articles de vos lignes si la description n'existe pas déjà. Cela vous permettra de saisir la base des articles de façon plus naturelle si par exemple vous n'avez pas encore d'idée précise de ce que vont être vos articles.

Conclusion

Nous espérons que cette fonctionnalité vous servira et que vous gagnerez du temps et que le temps que vous passez à facturer ne soit plus une source de stress !